TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

                                         

La auditoria es una materia que se basa en determinados principios, normas y procedimientos que tienen un alto grado de homogeneidad a nivel internacional y consecuentemente, en cada país.El éxito de la misma parte del conocimiento de la entidad y esto se logra a través de una buena información, por ello la razón de aplicar herramientas de trabajo, lo que le permitirá al auditor identificar de manera precisa y concreta las fallas en las áreas, sistemas, sobre los cuales se practicarán las respectivas pruebas.

Dentro de estas herramientas se encuentran las técnicas de recolección de información que no son más que procedimientos especiales utilizados por los auditores para obtener las evidencias necesarias y formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.

Entre las técnicas de recolección de información  se refieren las siguientes:

OBSERVACIÓN


Es la técnica por excelencia ya que siempre se mantiene en el proceso de recolección pudiendo generar otras técnicas sin interrupción de la misma.

TIPOS DE OBSERVACIÓN

La observación científica: La observación científica puede definirse como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que se necesitan para resolver un problema de investigación. 
Dicho de otro modo, observar científicamente es percibir activamente la realidad exterior con el propósito de obtener los datos que, previamente, han sido definidos como de interés para la investigación.
La observación que se realiza cotidianamente, como parte de nuestra experiencia vital, no puede ser considerada como científica pues no está orientada hacia objetos precisos de estudio, no es sistemática y carece de controles o de mecanismos que nos pongan a cubierto de los errores que podemos cometer cuando la realizamos. De todos modos ese cúmulo de observaciones que sin premeditación hace continuamente toda persona, tiene valor para el investigador: puede servir de punto de partida o de referencia inicial para enfrentar luego el problema de realizar una observación verdaderamente científica o para contribuir a su mejor desarrollo y comprensión. 

 VENTAJAS 

La ventaja principal de esta técnica en el campo de las ciencias del hombre Para las ciencias naturales no tiene sentido hacer tal comparación, pues sus datos primarios se recogen siempre mediante variados tipos de observaciones.

 V. Sabino, Los Caminos de la Ciencia.Radica en que los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de intermediación, colocándonos ante la situación estudiada tal como ésta se da naturalmente. De este modo la subjetividad que posee el propio objeto de estudio ya que en este caso nos referimos, obviamente, a las conductas de seres humanos queda eliminada de los datos que recogemos, pues no se presentan las distorsiones que son usuales en las entrevistas. 

Su principal inconveniente reside en que la presencia del observador puede provocar, por sí sola, una alteración o modificación en la conducta de los sujetos observadas, destruyendo la espontaneidad de los mismos y aportando datos, por lo tanto, poco fiables. 

Todos los seres humanos, al saberse observados, tienden naturalmente a modificar su conducta, pues hay muchas actividades, opiniones y actitudes que podemos tener en privado, pero nunca cuando sentimos que estamos siendo objeto de una observación, cuando nos sentimos casi como si actuáramos en público. Supongamos que tratemos de escuchar la conversación que dos desconocidos mantienen en la calle, o en cualquier otro lugar público. 

Observación simple y participante


La observación simple resulta útil y viable cuando se trata de conocer hechos o situaciones que de algún modo tienen un cierto carácter público, o que por lo menos no pertenecen estrictamente a la esfera de las conductas privadas de los individuos.

Es factible mediante este procedimiento conocer hábitos de compras si nos situamos estratégicamente en los puntos de ventas, relevar formas de comportamiento político, mediante la asistencia a actos de esa naturaleza, y conocer otros diversos aspectos de la conducta manifiesta de las personas observadas: hábitos de vestimenta, de concurrencia a lugares públicos, de trato social, etc.
Casi siempre los datos obtenidos apuntan a los aspectos más superficiales o visibles de la realidad social, aunque ello no quiere decir que los mismos no posean importancia. 
La observación simple puede adquirir también un carácter indirecto, si apelamos al auxilio de diversos instrumentos capaces de registrar información sobre el problema en estudio. 

 La observación participante, por otra parte, implica la necesidad de un trabajo casi siempre más dilatado y cuidadoso, pues el investigador debe primeramente integrarse al grupo, comunidad o institución en estudio para, una vez allí, ir realizando una doble tarea: desempeñar algunos roles dentro del grupo, como uno más de sus miembros, a la par que ir recogiendo los datos que necesita para la investigación. 

Es preciso, por lo tanto, confundirse con las personas sobre las que recae la observación, como si se fuera una más de ellas, pero sin abandonar la actitud observadora. 
Con esto se consigue ser testigo de los hechos desde adentro, y el observador no sólo puede percibir las formas más exteriores de la conducta humana sino también experimentar en carne propia las percepciones y sensaciones de los miembros del grupo, penetrando así en la comprensión de las actitudes y los valores que intervienen en el fenómeno en estudio. 

Dicha información resulta, por lo general, más confiable que la que se obtiene por medio de entrevistas, ya que los hechos se observan a medida que se producen y tal como se producen. 

Registro y formalización de la observación 

La tarea de observar no es una mera percepción pasiva de hechos, situaciones o cosas. Hablábamos anteriormente de una percepción activa lo cual significa concreta mente un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a nuestro problema.
No todo lo que aparece en el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o indicadores y es preciso estar alerta para discriminar adecuadamente todo este conjunto posible de informaciones. Resulta además indispensable registrar toda observación que se haga para poder organizar luego lo percibido en un conjunto coherente. 
Para ello es inevitable tomar algún tipo de notas o apuntes que sirvan como registro de lo que se ha observado.
 Lo medios más comúnmente utilizados para registrar informaciones son: cuadernos de campo, diarios, computadoras portátiles, cuadros de trabajo, gráficos y mapas. Sin entrar en detalles acerca de su uso y de sus particularidades, debemos reconocer que todos ellos son auxiliares valiosos para el investigador, pues permiten ir registrando y sistematizando un cúmulo de datos tal que, en ningún caso, podríamos confiar a la memoria.

En esos casos conviene recurrir a notas rápidas, casi taquigrafiaras, para reducir en lo posible tal dificultad. En situaciones extremas no habrá más remedio que confiar en la memoria, con todas las limitaciones que esto inevitablemente supone. 

LA ENTREVISTA 

La entrevista, desde el punto de vista del método, es una forma específica de interacción social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de interés, estableciendo un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra es la fuente de esas informaciones. Por razones obvias sólo se emplea, salvo raras excepciones, en las ciencias humanas.

los diversos tipos de entrevistas que puedes llevar a cabo, sin embargo, cada uno de ellos tiene sus peculiaridades que debemos conocer para poder elegir la que más se adapte a nuestro proyecto, y así, obtengamos los resultados esperados.

ENTREVISTAS PERSONALES

Uno de los tipos de entrevista más utilizado, es aquel donde las preguntas se realizan personalmente, se hacen de manera directa al encuestado. Para ello podrías tener de guía una encuestas online para ir tomando nota de las respuestas. Puedes diseñar tu encuesta de tal manera que seas tu el que tome nota de los comentarios o puntos de vista que más destacan del entrevistado.

Ventajas:

• Mayor tasa de respuesta. Al estar el entrevistados y encuestado frente a frente, existe la manera de ir adaptando las preguntas si esta no se entiende.
• Se pueden obtener respuestas más completas si es que hay dudas de ambas partes o se detecta una información en particular que sea destacable.
• Tienes la oportunidad de detectar y analizar el lenguaje corporal del entrevistado al momento de hacerle las preguntas y tomar notas al respecto.

Desventajas:

• Son de mayor duración.
• Costo elevado.
• Pueden llegar a generar desconfianza por parte del entrevistado, ya que puede cohibirse y no contestar con veracidad.

Contactar a los entrevistados puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza, tanto agendar una cita en lugares de trabajo o ir de casa en casa y no encontrar a nadie. Por ello, muchas investigaciones se realizan en lugares públicos, como centros comerciales o parques.

Entre las ventajas de realizar estos tipos de entrevista es que los encuestados tendrán más fresca la información si la entrevista se realiza en el contexto y con los estímulos adecuados, así podemos tener datos de su experiencia en el lugar de los hechos, de manera inmediata y de primera mano.

ENTREVISTA VÍA TELEFÓNICA, UNO DE LOS TIPOS DE ENTREVISTA MÁS USADO

Las encuestas vía telefónica son muy utilizadas y fáciles de combinar con encuestas online para llevar a cabo de manera eficaz una investigación.

Ventajas:

· Para encontrar a los entrevistados basta con tener a la mano sus números telefónicos.

·   Suelen ser de menor costo

·  La información se recopila de manera rápida.

·  Al haber un contacto personal también pueden aclarar dudas, o dar más detalles de las preguntas.

Desventajas:

• Muchas veces nos enfrentamos en estos tipos de entrevistas a que las personas no contestan las llamadas telefónicas debido a que es un número desconocido para el encuestado, o simplemente ya cambió de lugar de residencia y no lo podemos localizar
• También nos enfrentamos a que simplemente no quieren contestar y recurren a pretextos como: que están ocupados para contestar, no tiene interés en contestar o tienen miedo de poner en riesgo su seguridad.

Uno de los aspectos que hay que cuidar en estos tipos de entrevista es la amabilidad con que los entrevistadores se dirigen a los encuestados, a fin de lograr que estos cooperen más fácilmente con sus respuestas. La buena comunicación es vital para la generación de mejores respuestas.

ENTREVISTA VÍA EMAIL O PÁGINA WEB

La investigación en línea crece cada vez más debido a que los consumidores están migrando a un mundo más virtual y hay que adaptarse a ellos. 
El incremento de personas con acceso a internet ha hecho popular que las entrevistas vía correo electrónico o página web sobresalgan entre los tipos de entrevista más usados hoy en día. Para ello nada mejor que una encuesta online. Cada vez son más los consumidores que recurren a compras en línea, por lo que son un gran nicho para poder realizarles alguna entrevista que nos genere información para la correcta toma de decisiones.  

 Ventajas de las encuestas por email:

• Rapidez en la obtención de datos
• Los encuestados responden de acuerdo a su tiempo, a la hora que quieran y en el lugar que decidan.
• Las encuestas online se pueden mezclar con otros métodos de investigación o utilizando algunos de los modelos anteriores de entrevista. Son una herramienta que puede complementar perfectamente y abonar a tu proyecto.
• Puedes utilizar diversidad de preguntas, lógicas, crear gráficas y reportes de manera inmediata.

Sin duda, el objetivo de la investigación marcará la pauta de qué tipos de entrevista son las mejores para la recolección de datos, y en base a ello diseñar toda una planeación, esto incluye hacer pruebas para conocer, por ejemplo, si las preguntas son las correctas y si la encuesta fluye de la mejor manera.

En resumen, una investigación eficaz será aquella que nos proporcione los datos necesarios para conocer nuestro objeto de estudio y que esta información sea aplicable en las decisiones que tomemos. Hacer investigación online nos da la oportunidad de monitorear esa información y nos otorga muchos otros beneficios que te serán de gran ayuda, siempre buscando identificar y satisfacer los deseos de nuestros clientes.

LA ENCUESTA
La encuesta es una pesquisa o averiguación en la que se emplean cuestionarios para conocer la opinión pública.
Consiste en el acopio de testimonios orales y escritos de personas vivas.
En la investigación de campo, para la recopilación de información pueden utilizarse las entrevistas, los cuestionarios y el muestreo, entre otros.

CUESTIONARIO

Es un formato redactado en forma de preguntas que se utiliza para recolección de información, es llenado por el encuestado. 

Objetivos:
Uniformar la observación.
Fijar la atención en los aspectos esenciales del objeto de estudio.
Aislar problemas y precisar los datos requeridos. 

1. Los cuestionarios son económicos

4. Escalabilidad 5. No es necesario ser científico 6. Análisis y predicciones científicos 7. Anonimato del usuario 8. No hay presión 9. Abarque todos los aspectos de un tema  desventajas de los cuestionarios 1. Falta de sinceridad 2. Falta de respuestas concienzudas 3. Diferencias en la comprensión e interpretación 4. Sentimientos y significados que no se transmiten bien 5. Algunas preguntas son difíciles de analizar 6. Los encuestados pueden tener sus propias intenciones 7. Falta de personalización 8. Preguntas omitidas 9. Problemas de accesibilidad Las ventajas de los cuestionarios online

Los cuestionarios son una de las formas más económicas de obtener datos cuantitativos. Las encuestas online y móviles tienen un coste especialmente bajo y un amplio alcance. No hay costes de impresión, no hay que contratar a encuestadores para hacer las preguntas, ni hacen falta sellos para enviar la encuesta en papel. 

Puede subir el cuestionario a su sitio web o enviarlo por correo electrónico a sus clientes. Estos métodos tienen un coste muy reducido dependiendo de cómo se administren, pero hace falta una focalización sólida si se quieren obtener resultados precisos.

2. Son prácticos

Además de ser baratos y flexibles, los cuestionarios son también una forma práctica de obtener datos. Se pueden dirigir a un público específico y administrar de diferentes maneras. Puede seleccionar las preguntas así como el formato (abierto o de opción múltiple). Es una manera de recopilar grandes cantidades de datos sobre cualquier tema.

3. Resultados rápidos

Es rápido y fácil obtener respuestas con herramientas online y móviles. Esto significa que puede obtener información en solo 24 horas (¡o menos!), dependiendo de la escala y el alcance del cuestionario. Ya no tendrá que esperar a que otra empresa le entregue las respuestas que necesita.

Los cuestionarios y las encuestas le permiten obtener información de un gran público. En internet, puede distribuir sus preguntas a cualquier persona, en cualquier parte del mundo (siempre y cuando tengan conexión a internet). Esto significa que a relativamente bajo coste, puede dirigir la encuesta a una ciudad o un país. La ubicación geográfica ya no es un obstáculo en la investigación de mercado. Es importante conocer las diferencias culturales entre personas y países al llevar a cabo investigaciones en todo el mundo.

La mayoría de los proveedores de encuestas y cuestionarios son cuantitativos y permiten analizar los resultados fácilmente. Con herramientas integradas, es fácil analizar los resultados sin necesidad de tener conocimientos de estadística o de investigación científica. Con herramientas como Survey Anyplace es fácil interpretar informes y visualizaciones, y podrá convertir los datos en resultados más rápidamente. El análisis incorporado también acelera la recolección de datos.

Considere la investigación como un lienzo en blanco. Cuanta más información obtenga, más claro será el cuadro. Toda esta información aporta a los marketers la capacidad de crear nuevas estrategias y seguir las tendencias del público. Los informes de análisis se utilizan para generar predicciones e incluso crear puntos de referencia para realizar preguntas o cuestionarios de seguimiento. ¿Lo mejor? No necesita ningún software estadístico adicional.

Las encuestas online y por correo electrónico conservan el anonimato de los encuestados. Los cuestionarios por correo también permiten una invisibilidad total, lo cual maximiza la comodidad de los encuestados. Incluso las entrevistas telefónicas no son cara a cara, por lo que la comunicación es más privada. Este anonimato tranquiliza a los encuestados y les anima a responder con sinceridad; sin embargo, sigue habiendo un componente humano en las entrevistas telefónicas.

Los cuestionarios digitales aportan el mayor anonimato y la mayor privacidad. Este tipo de cuestionario es ideal para todo tipo de empresas y temas, y produce las respuestas más honestas. Los resultados son más precisos con este método.

Con los cuestionarios por correo, online o por correo electrónico, no hay límite de tiempo y nadie al otro lado a la espera de una respuesta. Los encuestados pueden tomarse su tiempo para contestar las preguntas. Las respuestas suelen ser más sinceras. Se ha demostrado que la presencia de un investigador puede llevar a respuestas menos sinceras y más deseables socialmente.

Una de las mayores ventajas de los cuestionarios es poder hacer tantas preguntas como quiera. Por supuesto, también es beneficioso que cada cuestionario individual sea corto, ya que los encuestados pueden encontrar los cuestionarios largos molestos. Sin embargo, como son eficientes, económicos y fáciles de administrar, se pueden crear múltiples encuestas relacionadas unas con otras.

Si bien hay muchos aspectos positivos con los cuestionarios, la falta de sinceridad puede ser un problema. Es posible que los encuestados no sean sinceros al 100% en sus respuestas. Esto puede ocurrir por varias razones, incluyendo el sesgo de deseabilidad social y el deseo de proteger la privacidad. Para evitar la falta de sinceridad comunique a los encuestados que valora su privacidad y que el proceso no permite la identificación personal.

Todo administrador espera obtener respuestas concienzudas, pero no hay manera de saber si el encuestado ha pensado en la pregunta antes de contestar. A veces, las respuestas se eligen antes de leer toda la pregunta o las respuestas posibles. A veces los encuestados pasan de una pregunta a otra rápidamente, o toman decisiones en una fracción de segundo, afectando la validez de los datos. Este inconveniente es difícil de evitar, pero si la encuesta es corta y las preguntas sencillas obtendrá respuestas más precisas.

El problema de no hacer las preguntas a los usuarios cara a cara es que se pueden interpretar de forma distinta. Sin alguien que explique el cuestionario y se asegure de que cada individuo entiende lo mismo, los resultados pueden ser subjetivos. A los encuestados también les puede costar entender el significado de algunas preguntas que son claras para el creador. Esta falta de comunicación puede conducir a resultados sesgados. La mejor manera de combatir esta situación es crear preguntas sencillas que son fáciles de responder.

Una encuesta o un cuestionario no puede captar totalmente las respuestas emocionales o los sentimientos de los encuestados. Sin administrar el cuestionario cara a cara, no hay manera de observar la expresión facial, las reacciones o el lenguaje corporal. Sin estas sutilezas, información importante puede pasar desapercibida. No se atasque tratando de interpretar los sentimientos en los datos. Utilice una escala de Likert, la escala de respuesta que suele valorar desde “ligeramente de acuerdo” hasta “totalmente en desacuerdo.” Esto permite valorar el grado y la asertividad de las respuestas en lugar de tener opción múltiple.

Los cuestionarios producen una gran cantidad de datos. Las preguntas de opción múltiple se pueden representar en tablas y gráficos, pero no es el caso de las preguntas abiertas. Las preguntas abiertas tienen respuestas individualizadas que no pueden cuantificarse y deben ser analizadas por una persona. Demasiadas preguntas abiertas pueden producir demasiada información para analizar. Solucione este problema con la cuidadosa elección del tipo de preguntas. Si tiene diez preguntas, es mejor no tener más de una pregunta abierta ya que estas no se pueden cuantificar.

Como con cualquier tipo de investigación, el sesgo puede ser un problema. A los participantes de la encuesta les puede interesar su producto, idea o servicio. Otros pueden estar participando por el tema del cuestionario. Estas tendencias pueden llevar a inexactitudes en los datos, generados por un desequilibrio en los encuestados que opinan excesivamente positiva o negativamente sobre el tema. Filtre las intenciones ocultas con una preselección. Formule preguntas indirectas para eliminar a los participantes con sesgo.

La personalización es el tema vigente en el marketing. Cualquier material de marketing corre el riesgo de ser impersonal, a menos que se tome el tiempo y el esfuerzo necesario para personalizarlo. Sin personalización, algunos encuestados pueden desanimarse y abandonar. Esto puede ocurrir especialmente cuando el cuestionario o la encuesta se realiza voluntariamente en un sitio web, fuera de una compra o de un correo electrónico.

Con los cuestionarios, es posible que se omitan algunas preguntas. Si no hay preguntas obligatorias, se corre el riesgo de que no se conteste a algunas preguntas. Los cuestionarios online ofrecen una solución sencilla para este problema: hacer que sea obligatorio contestar a las preguntas. Si no, lo mejor es que la encuesta sea corta y las preguntas sencillas para reducir la posibilidad de omisión y obtener mejores resultados de participación.

Sea la forma de entrega que sea, la falta de accesibilidad es un problema a tener en cuenta. Las encuestas pueden no ser adecuadas para usuarios con impedimentos visuales o auditivos o con otras dificultades como analfabetismo. Esto se debe tener en cuenta al elegir este modo de investigación. Elija una plataforma para cuestionarios que cuente con opciones de accesibilidad integradas.

El uso del cuestionario online tiene múltiples ventajas. En primer lugar, como se ha mencionado, se pueden enviar rápidamente y se obtienen resultados en poco tiempo. Puede llegar a su público en el momento adecuado: mientras visualizan sus productos, leen su contenido, o justo después de realizar una compra.

Los cuestionarios online dan a los usuarios el tiempo suficiente para que se piensen bien las respuestas; una ventaja sobre los métodos cara a cara o por teléfono. Además de estas grandes ventajas, el coste de los cuestionarios online es bajo y los ítems producidos por los datos pueden producir un alto retorno de la inversión.

Por qué es muy importante seleccionar bien el tipo de preguntas

Un cuestionario solo es tan eficaz como sus preguntas. Estas preguntas deben ser evaluadas rápidamente y deben producir datos sobre los que se puedan actuar. Si las preguntas son demasiado difíciles o ambiguas, producirán datos inútiles. Elegir un tipo de pregunta inadecuado también puede producir resultados incompletos o difíciles de interpretar.

Cómo motivar a los encuestados a participar

Tiene buenas preguntas y está listo para obtener respuestas, pero nadie quiere participar. Esto nos ha pasado a todos en algún momento. Estamos tan centrados en los datos que nos olvidamos de que tenemos motivar a los participantes para contestar a las preguntas. Hemos recopilado una lista de 34 consejos para mejorar la tasa de respuesta de la encuesta.

La manera más fácil de hacerlo es recompensando al participante con regalos, créditos o pagos. Survey Anyplace tiene herramientas divertidas de recompensa como un rasca y gana o una máquina tragaperras digital.

La recompensa es solo una forma de conseguir respuestas. Los encuestados también quieren asegurarse de que su privacidad esté protegida, por lo que se debe reiterar que las respuestas son confidenciales y debe asegurarse de que su política de privacidad esté actualizada. Haga hincapié en la utilidad de los datos para la experiencia del usuario o para la sociedad en general. A la gente le gusta sentir que están haciendo algo bueno.

También quieren saber que pueden completar el cuestionario sin límite de tiempo. Al ofrecer al encuestado el tiempo necesario para contestar, está mostrando su agradecimiento por participar. Envíe recordatorios ya que a mucha gente se le olvida si no es una prioridad.

DATOS PRIMARIOS Y SEGUNDARIOS

Los datos según su procedencia, pueden subdividirse en dos grandes grupos:

·         Datos primarios

·         Datos segundarios

Los datos primarios son aquellos que llegan directamente a la realidad, recolectándolos con sus propios con sus propios instrumentos es decir son aquellos que el investigador o la persona interesada los recogen por sí mismo según los datos los cuales se investigan.

Por otro lado los datos segundarios son todos aquellos que son registrados escritos que proceden también un contacto con la practica pero los cuales ya han sido recogidos y muchas veces procesados por otros investigadores .

Los datos primarios y segundarios no son clases primordialmente diferentes de información sino que son dos partes de una misma secuencia

Todo dato secundario ha sido primario en sus orígenes y todo dato primario, a partir del momento en que el investigador concluye su trabajo, se convierte en dato secundario para los demás.